Protocolo Familiar

O IBGC consegue ilustrar de forma resumida (mas repleta de conteúdo) nesta interessante entrevista com o Henrique Trecenti da Lwart, a importância e os benefícios do Protocolo de Família.

A publicação completa, “O Papel do Protocolo Familiar na Longevidade da Família Empresária” (disponível no Portal de Conhecimento do IBGC), é imperdível.

Entrevista Henrique Trecenti – Instante IBGC

O sr. fez parte do grupo de trabalho que elaborou a publicação O Papel do Protocolo Familiar na Longevidade da Família Empresária e participou do processo de elaboração do protocolo da Lwart. Acredita que exista um momento ideal para uma família empresária iniciar a construção do protocolo familiar? Quais aspectos devem ser considerados nesse processo?

É muito difícil dizer o que é certo ou errado na governança familiar. Mas é importante ressaltar que é recomendável que o documento seja elaborado o quanto antes. O protocolo familiar é um acordo formal entre os entes da família empresária, preferencialmente representada por todas as gerações, que contempla os valores e princípios da família, bem como regras morais e de conduta dos membros. Acontece que, praticamente, toda família empresária possui um protocolo familiar, mesmo que esse acordo não seja expresso ou formalizado em um documento. Esse acordo informal já teria regras tácitas, não ditas, mas reconhecidas, aceitas e praticadas pelos membros das famílias. Então, a elaboração do protocolo familiar formal partiria já daí. Mas, claro, podendo evoluir conforme a sofisticação da família empresária.

Há um entendimento por parte das famílias empresárias com relação à importância da formalização desse acordo em um documento?

O protocolo familiar está começando a ser compreendido pelas famílias empresárias brasileiras como um documento importante e que agrega valor ao negócio. Nesse sentido, a nova publicação do IBGC tem seu mérito ao clarificar a importância de se ter um protocolo formal, que deve ser entendido como um documento preventivo que visa evitar conflitos no âmbito da família empresária para que não enfraqueça o sistema de governança e as tomadas de decisão dentro da empresa.

Caso a família empresária já tenha um protocolo formal, quem teria de ser o responsável por zelar pelo documento dentro da organização? O conselho familiar? Mas se empresa não tiver o nível de sofisticação em termos de governança familiar ou governança corporativa?

Quem deveria cuidar, atualizar e manter o documento em vigor é um órgão da estrutura de governança familiar, tal como o conselho de família. Então, em uma empresa que já possui uma governança familiar mais complexa e mais estabelecida, o conselho de família é o guardião ideal, pois ainda que seja um documento que possa tratar de questões relacionadas a aspectos empresariais, societários, ele vai tratar muito de questões familiares. Mas em algumas empresas familiares, o órgão que acaba por zelar pelo documento pode ser o conselho de sócios, o conselho consultivo ou até o conselho de administração, embora neste último ainda seja pouco comum. De qualquer forma, é importante que o guardião do protocolo familiar seja sempre um grupo colegiado composto por representantes de todas as gerações. Seria importante esclarecer que existem diferenças entre o acordo de sócios e o protocolo de família.

O sr. poderia falar um pouco das distinções desses dois documentos complementares?

O protocolo familiar é composto de regras morais e é um documento que expressa os valores e princípios da família empresária. É um documento, que de certa forma, pode contar a história de sua família. Importante ressaltar que não é um documento jurídico, societário. O conselho de sócios, por sua vez, tem um documento muito bem estruturado que é acordo de acionistas ou de cotistas, que é um acordo jurídico, não raramente baseado no Código Civil e na Lei das S.A. Então, existe uma diretriz legal a se seguir, cláusulas contratuais muito bem definidas que previnem conflitos. Mas o protocolo familiar, como documento não jurídico, pode avançar sobre temas que não estão baseadas em lei. Nós acreditamos que esse documento, mesmo que não seja um documento jurídico, poderá ser levado em consideração por instâncias da Justiça em possíveis conflitos dentro da sociedade familiar, já que o conteúdo desse protocolo fora devidamente assinado. O trabalho de desenvolvimento desse documento desperta a maturidade de uma família empresária.

O sr. pode falar um pouco de como foi a experiência de sua família na elaboração do protocolo familiar da Lwart?

Nossa experiência foi muito enriquecedora. Para mim, particularmente, foi uma viagem ao passado, à raiz da família, às tradições, ao respeito e ao carinho das gerações que vieram antes da minha. Sou membro da terceira geração. Para elaboração de nosso protocolo, havia membros da primeira, segunda e terceira geração, todos numa mesa discutindo de igual para igual o significado da nossa família, o que ela possui de especial, porque prosperou e se tornou uma família empresária. Foram conversas longas, muitas vezes complicadas, mas, sobretudo, enriquecedoras para entender as nossas origens e fazer um resgate do passado. Quando fomos discutir a missão e valores da família, as palavras foram checadas cuidadosamente, inclusive, com uso de dicionários. Sentamos para discutir cada uma dessas palavras (transparência, união, determinação, integridade e educação) e checar se aquilo tudo resumia a família. O processo foi muito mais rico que o documento final em si, embora ele tenha a devida importância. É como se a jornada fosse mais rica que a chegada. Nosso protocolo familiar é longo, com 53 páginas, e foi finalizado em 2013. Foi um protocolo bem desenhado, que atendeu a nossa necessidade e que trouxe as características de nossa família. Hoje, ele ainda serve de guia em nossas reuniões do conselho de família. Eu sou vice-presidente do conselho de família e, em vários momentos, recorremos ao protocolo para relembrar o que havíamos acordado. É um documento que rege a vida de mais de 50 pessoas, membros da família empresária.

Quanto tempo demoraram para elaborar o documento?

Não é fácil fazer esse documento. Levou dois anos ou mais. Foi um documento com muita conversa e muita reunião. Só saiu do forno quando todos estavam bem confortáveis e alinhados com relação ao conteúdo. Inclusive os cônjuges.

Depois dessa experiência e dado o tempo dispendido com o processo, recomenda a contração de facilitadores externos para a elaboração do protocolo familiar?

Sim, mas teria de ser alguém com experiência em elaboração de protocolos, neutro. Os consultores podem ser importantes na feitura desse documento. É claro que é importante relevar se a empresa tem capital para investir nisso. Se não, pode ser feito pela própria família empresária.

Passados os cinco anos da elaboração do protocolo familiar da empresa, já houve alguma atualização do documento?

O nosso protocolo é muito completo, mas poderia ser um pouco mais enxuto. O mais importante do documento, entretanto, são os princípios, que são perenes, combinações muito sólidas. Devemos fazer a atualização neste ano. Podemos mudar algumas regras, mas não os valores e princípios. Isso porque as regras ficam obsoletas e precisam ser atualizadas, pois sempre há de se ajustar questões geracionais, ou seja, que mudam conforme as gerações.

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